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新型コロナ対策に伴う在宅勤務の導入 / Implementation of Work-From-Home Policies due to Covid-19

2020.05.27

みなさま、いかがお過ごしでしょうか?

エンワールド・ジャパンではCovid-19の状況を鑑み、3月下旬より全社完全リモートワークを実施しています。

徐々にほとぼりがおさまりつつも間もなく2カ月となる在宅勤務ですが、最初は多くの社員が慣れない在宅環境に苦戦しました。

設備面やモチベーションの維持、一人で黙々と仕事をすることによる孤独感、逆に一人になれない騒々しさ。

そんな在宅勤務の問題点に対応する為、社内では様々な取り組みが始まりました。


☑ オンライン全社ミーティング

通常だとオフィスで行うミーティングも、全てオンラインストリーミングへ切り替えました。

4月に予定されていた2020年度のキックオフミーティングも、本来は会場を抑えて全社で集まる予定だったところを全てオンラインに移行しました。

又、毎週金曜日に行っているその週の営業成果をお祝いするイベント(通称: Ring-a-Ding)もオンライン開催をしています。
在宅しているとなかなか話す機会のないコンサルタントの元気な姿を見ることができる良い機会になっています!


☑ マネージメントによる質疑応答セッション

不安な状況を少しでも払拭する為に、全社在宅勤務が始まった最初の数週間はマネージメントが交代制で毎日Q&Aセッションを開催。
コロナの影響や今後の展望等、 社員が持つ不安・疑問にざっくばらんに答えてくれました。


☑ Teamsチャンネル活用

リモート勤務をしている中でも積極的に情報交換が出来るよう、社内のTeams上に複数のチャンネルが登場しました。
ここで業務におけるTipsや生活面の質問・アドバイスを投稿し、お互いをサポートしています。

たとえば、【Mums & Dads】というチャンネルでは在宅勤務中の子育てに関する情報交換が行われ、お子さんと楽しめる在宅アクティビティ等のオススメが飛び交っています。


☑ バーチャルランチ・チームオンライン飲み

在宅でもっとも起こりやすいのがチームでのコミュニケーション不足。
社内の各チームがそれぞれオンライン飲みやランチ、ゲーム大会を行い交流をはかっています。


☑ ボックスオンライントレーニングの実施・学びの強化

在宅勤務になってから数々のオンライン研修やティーチバックのセッションが企画されました。

新入社員向けのものからマネージメント向けのものまで、多様なトピックの研修が開催されており、コロナ禍の状況を加味したトレーニングになっています(例:リモートチームのマネージの仕方)。

また、この在宅期間中は全社員向けにLinkedin Learningが提供され、オンライン学習による学びの強化が叶いました。


☑ オンラインピラティス

外に出れないとどうしても怠ってしまうのが日々の運動ですね。
そこでいつもはオフィスに来て頂いているピラティスインストラクターの方にお願いし、オンラインクラスを実施してもらい、社員が任意で参加しています。


☑ enTV

最近新しく始まった試みです。社員のオンライン対談インタビュー動画をTeamsに掲載し、コロナ禍の働き方や生活の変化についてシェアしています。

このように、コロナ禍でもなるべく平常に近い業務環境になるようエンワールド社員が一丸となって工夫を凝らしています!



How is everyone doing at this difficult time?

In view of the Covid-19 situation, en world had started a fully remote work policy for all our employees since the end of March.

While things are gradually going back to normal, it was a difficult transition for a lot of us to suddenly switch to work-from-home, a completely different paradigm.

From lack of equipment to maintaining motivation, to loneliness or not having enough time on your own, there were many barriers in a sudden shift to remote work.

To address these issues, many ideas were given and put in place during the last few weeks.

Here are some of the new initiatives:


☑ Online Company Meetings

All our in-office company meetings were transitioned to meetings via online streaming.

Our Kick-Off Meeting for FY2020 was originally scheduled in April in a large venue with all our employees, but of course this was cancelled and was converted to a 2-part online meeting.

Also, our weekly “Ring-a-Ding” event where we celebrate the achievements of our sales team has also been transitioned to a virtual event.

It has become a nice ritual to end the work-from-home week, where you are able to see some of your colleagues you haven’t seen in a while and find that they are doing well.


☑ Q&A Sessions with Management

In the first few weeks after the start of work-from-home, our management team took turns everyday to hold an online Q&A session.

They spoke about the effects of Covid-19, gave an outlook of what is going to happen next, and answering frankly about any questions that the employees had.


☑ Using Teams Channels

At en world, we use Microsoft Teams for our daily internal communication.

With the start of remote working this was accelerated, and many new channels have been created to support one another through the exchange of information both work related and non-work related.

For example, a new channel called【Mums & Dads】was launched recently, where tips/advice are posted on how to keep their children happy while staying at home.


☑ Virtual Lunches/Online Team Drinks

One of the biggest problems that people may face with remote working is the lack of communication within your own team.

To compensate for the casual conversations that would usually happen in an offline office environment, many of our employees have organized virtual team lunches and drink sessions.


☑ Online Trainings / Linkedin Learning

There have been many online trainings and teachback sessions hosted in the past few weeks, not just for new joiners but for management as well.

The great thing is that the training content is tailored to our current situation amidst Covid-19 (i.e. “How to Manage Remote Teams”).

Apart from the internal trainings, en world has made it possible for all employees to have access to Linkedin Learning during the work-from-home period.


☑ Online Yoga/Pilates

When you are cooped up at home for days on end, one of the biggest issues that comes up is the lack of exercise.

Some of our members are voluntarily getting together to do online Yoga together, while others are arranging to have actual instructors of Pilates/Yoga to do online classes.

These initiatives help keep our employees fit during our days of seclusion.


☑ enTV

This is a new Teams’ channel that is, as its name suggests, much like a TV Channel for internal broadcasting to all employees.

Online interviews of employees have been posted on this channel, where the host asks different questions, such as how the employee is working under the circumstances of Covid-19 and what aspects of life has changed since the work-from-home policy started.

As you can see from all the different initiatives that have come into play in the past few weeks, all of us at en world are getting creative to foster a working environment that is as close to our normal state as possible.

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